Do czego służy grupa kontaktów?

Głównym przeznaczeniem grup jest zarządzanie wieloma kontaktami, które mają wspólne cechy, np. wpłacają darowizny na tę samą kampanię, są zapisane na ten sam newsletter. Grupy kontaktów są kluczowe, jeśli chcemy korzystać z modułu CiviMail.

Można utworzyć dwa podstawowe typy grup:

• Lista mailingowa (Mailing list) - grupy przeznaczone do wysyłek mailingowych
• Kontrola dostępu (Access control) - grupy przeznaczone dla kontaktów z dostępem do CiviCRM, pozwala to na automatyczne przypisywanie uprawnień.

Jak utworzyć grupę

• W zakładce Kontakty --> Zarządzanie grupami należy kliknąć Dodaj grupę
• Niezbędne są pola Tytuł grupy i Widoczność, oprócz tego warto wybrać typy grup
  • Możliwe jest też przypisanie grupy - rodzica. Pozwala to utworzyć hierarchię w grupach. Wtedy wszystkie grupy przypisane go grupy - rodzica będą objęte działaniami na tej grupie, np. wysyłka mailingu lub wyszukiwanie kontaktów.

Dodawanie kontaktów do grupy

• dodawanie pojedynczych kontaktów:
  • poprzez edycję danych na kontakcie
  • w zakładce Grupy na kontakcie
• dodawanie wielu kontaktów jednocześnie:
  • znalezienie potrzebnych kontaktów podczas wyszukiwania, zaznaczenie wybranych kontaktów i wybranie Akcje --> Grupa - dodaj kontakty
  • zakładka Kontakty --> Zarządzanie grupami, klikamy w link Kontakty przy odpowiedniej grupie, a następnie Dodaj kontakt do [nazwa grupy]. Wtedy pojawia się pole, w którym należy wyszukać kontakty, które chcemy dodać

Zalety grup kontaktów

• grupy ułatwiają wykonywanie powtarzających się zadań, takich jak wysyłka mailingu
• można wykorzystać grupy, żeby ograniczyć dostęp do określonych kontaktów dla wybranych użytkowników
• możliwość ustawienia grup prywatnych, które nie będą widoczne na kontakcie dla wszystkich użytkowników
• w systemie zapisuje się historia dodawania i usuwania kontaktów z grup
  • możliwe jest też trwałe usunięcie kontaktu z grupy wraz z historią

Ograniczenia grup kontaktów

• wszystkie utworzone grupy dostępne są w Kontakty --> Zarządzanie grupami, przy pracy na wielu grupach, znalezienie potrzebnej grupy może być utrudnione
• żeby zachować porządek, warto usuwać stare, już niepotrzebne grupy
• przy eksporcie kontaktów, wszystkie grupy będą wymienione w jednym polu po przecinku zamiast w osobnych polach

Przykładowe zastosowania

• utworzenie grupy mailingowej w celu wysyłki np. newslettera
• utworzenie grupy użytkowników, którzy będą mieli takie same role i uprawnienia

---

Ostatnia aktualizacja: 2024-02-02 12:02:37
Utworzony: 2023-07-21 08:06:27

Autor: Marianna Roszkowska, scardinius